Mehr Übersichtlichkeit im Arbeitsblatt: Anlage, Verwaltung und Gebrauch von Arbeitsblattprofilen

Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit von PS-Explore-NC-Arbeitsblättern ist es jetzt möglich, Spalten eines Arbeitsblattes auszublenden ohne diese dabei explizit zu löschen. Hierüber hinaus kann man die Informationen über die Ein-/Ausblendung von Spalten in so genannten „Arbeitsblattprofilen“ speichern. Diese Profile werden automatisch im Arbeitsblatt integriert und sind als Schaltflächen per Mausklick jederzeit aktivierbar. Gleichzeitig können einzelne Profile mit Datenfilterformularen verbunden werden, so dass als Ergebnis einer Datenselektion per Filtertechnik auch sofort nur jene Spalten eines Arbeitsblattes angezeigt werden, die im Kontext der jeweiligen Datenselektion benötigt werden.

Ausblenden und Einblenden von Spalten

Um Spalten auszublenden reicht es aus diese innerhalb einer Zeile des Arbeitsblattes zu markieren und dann das entsprechende Symbol in der Bilddoppelleiste des Arbeitsblattes anzuklicken:

Die Spalten verschwinden dann sofort beim Anklicken:

Um Spalten wieder einzublenden genügt es in einer Zeile jeweils die linke und rechte Nachbarspalte des ausgeblendeten Bereichs zu markieren und die entsprechende Schaltfläche für die Einblendung anzuklicken:

Weitere Funktionen für die Handhabung von Arbeitsblattprofilen

Die Funktionen zum Ein-/Ausblenden von Spalten sind auch über das Pop-Up-Menü des Arbeitsblattes aktivierbar und werden über den Menüpunkt „Arbeitsblattprofile“ erreicht. Hier findet man auch die entsprechenden Short-Cuts zum Funktionsaufruf:

Abspeichern von Arbeitsblattprofilen zur Wiederverwendung

Wie aus dem Pop-Up-Menü ersichtlich können Arbeitsblattprofile auch zur Wiederverwendung gespeichert werden. Bei Anwahl des Menüpunktes „hinterlegtes Profil speichern“ öffnet sich ein Dateidialog:

Hier wird ein Name für das Profil angegeben und anschließend auf Schaltfläche „Speichern“ geklickt. Das Dialogfenster schließt sich dann und oberhalb des Arbeitsblattes werden nun zwei Schaltflächen angezeigt:

Die Schaltfläche „Verkauf01“ entspricht dem soeben benannten und gespeicherten Arbeitsblattprofil. Die zusätzliche Schaltfläche „kein Profil“ dient der Rücknahme eines Profils. Es werden hiermit alle über ein Profil ausgeblendeten Spalten wieder sichtbar gemacht.

Grundsätzlich können so viele Arbeitsblattprofile angelegt werden wie benötigt. Die Profile werden dann mittels weiterer Schaltflächen über dem Arbeitsblatt angezeigt. Angezeigt werden sinnvollerweise nur die Profile, die auch zu einem Arbeitsblatt passen, also aus diesem heraus abgespeichert wurden.

Die Ablage der Profile erfolgt als Dateien in dem zur PS-Explore-NC-Installation gehörigen Unterverzeichnis

..\VGSPS\PS-Explore_NC\Common Files\Library

Die in den Profildateien gespeicherten Informationen beziehen sich nicht nur darauf, welche Spalten eingeblendet bzw. ausgeblendet werden sollen, sondern enthalten auch Informationen darüber, wie breit eine Spalte dargestellt werden soll, und an welcher Position im Arbeitsblatt eine Spalte erscheinen soll.

Im Library-Verzeichnis abgelegte Profile können mittels der Funktion „gespeicherte Profile löschen“ wieder entfernt werden. Die jeweils zugeordnete Schaltfläche über dem Arbeitsblatt verschwindet dann automatisch, sobald man im Formular „ausgewähltes Arbeitsblattprofil löschen“ auf die Schaltfläche „Speichern“ geklickt hat:

Import von Profilen anderer Arbeitsblätter

Mittels des Menüpunktes „Profil aktivieren (laden)“ ist es möglich ein Profil, das ursprünglich für ein anderes Arbeitsblatt angelegt wurde, in das geöffnete Arbeitsblatt zu importieren:

Hierbei werden natürlich nur die Informationen berücksichtigt, die sich auf Spalten beziehen, die im geladenen Arbeitsblatt ebenso enthalten sind, wie in dem ursprünglich mit dem importierten Profil verbundenen Arbeitsblatt.

Das importierte Profil muss, wenn es permanent beibehalten und als Schaltfläche im Arbeitsblatt erscheinen soll, explizit über die Funktion „hinterlegtes Profil speichern“ abgespeichert werden.

Profile umbenennen

Schließlich bleibt die Funktion „Profil umbenennen“ zu erwähnen:

Im Formular „Arbeitsblattprofil umbenennen“ wird die fragliche Profildatei ausgewählt und auf „Speichern“ geklickt. Es erscheint dann eine Dialogbox mit dem alten Namen des Profils:

Hier gibt man dann den neuen gewünschten Namen ein und bestätigt mit „OK“. Der Name auf der zugehörigen Schaltfläche oberhalb des Arbeitsblattes wird dann unmittelbar angepasst.

Kopplung von Arbeitsblattprofilen und Arbeitsblattfiltern

Eine interessante Anwendungsmöglichkeit besteht in der Verknüpfung von Datenfiltern des Arbeitsblattes mit einzelnen Profilen. Hierdurch ist es möglich ganz exakt nur die Information selbst größerer Datenbanken anzuzeigen die aus einem Datenbestand abgefragt werden sollen.

Im nachstehenden einfachen Beispiel wurde der Filter „Region W“ gekoppelt mit dem Profil „Unfalldaten“:

Nach Anklicken der Schaltfläche „OK“ erscheinen dann sofort nur die Daten der Region „West“ reduziert

auf die hier so genannten „Unfalldaten“:

Die Verknüpfung von Filter und Profil geschieht ganz einfach per Klick mit der rechten Maustaste in die Anzeigefläche eines Filterformulars. Es erscheint dann das Pop-Up-Menü des Filters und man wählt hier den Punkt „Filter mit Profil verknüpfen“:

Es wird dann im oberen Teil des Formulars eine Auswahlmöglichkeit für die verschiedenen Profile angezeigt. Per Mausklick wird das gewünschte Profil ausgewählt und mit Klick auf die Schaltfläche „verknüpfen“ aktiviert:

Das Filterformular kann anschließend noch abgespeichert werden, um die Verknüpfung sitzungsübergreifend permanent zu machen.

Auswirkung eines Profils auf Listen und Auswertungsprozeduren

Grundsätzlich bleiben ausgeblendete Spalten in all jenen Verfahren aktiv (stehen zur Verfügung), die keine bloß auflistende Aufgabe haben. Bei allen Verfahren, die die Aufgabe haben Spalten und Zeilen eines Arbeitsblattes zu listen, werden hingegen die Profile übernommen. Es sind dies insbesondere

Direkt auf Drucker ausgeben

Ad-Hoc-Report

Arbeitsblatt nach Ergebnisse/Report

In die Zwischenablage kopieren

Makrobefehle zur Handhabung von Arbeitsblattprofilen

Drei Makrobefehle sind im Kontext der Arbeitsblattprofile von Bedeutung:

1) lade_profil

2) arbeitsblatt_nach_report

3) lade_filterdatei

ad 1) Der Befehl lade_profil wird bei geöffneten Arbeitsblatt aufgerufen. Hinter dem Befehl wird der Name eines dem geladenen Arbeitsblatt zugeordneten Profils angegeben. Also exakt einer der Namen der oberhalb des Arbeitsblattes auf den jeweiligen Schaltflächen angegeben ist. Mittels des Befehls lade_arbeitsblatt kann ein Arbeitsblatt zuvor geöffnet und in der Registerkarte „Arbeitsblatt“ angezeigt werden.

ad 2) Wenn man mittels eines Profils Daten in einem Arbeitsblatt anzeigt, will man diese evtl. im nächsten Schritt auch in der Registerkarte „Ergebnisse/Reports“ anzeigen, um diese noch weiter für Präsentationszwecke zu bearbeiten oder mit einer Formatvorlage zu verbinden und zu drucken.

Mit „arbeitsblatt_nach_report VonSpaltenname BisSpaltenName VonZeile BisZeile“ kann ein Ausschnitt des

Arbeitsblattes nach „Ergebnisse/Report“ geschoben werden.

Will man das gesamte profilierte Arbeitsblatt nach „Ergebnisse/Reports“ bringen, gibt man hinter dem Befehl statt der Spaltennamen und Zeilennummern einfach das Fehlwertzeichen „-„ an.

ad 3) Der Befehl „lade_filterdatei“ gehört zum Bereich der Filtertechnik von PS-Explore NC. Hat man einen Filter jedoch mit einem Profil gekoppelt, kommt ordnungsgemäß sowohl der Filter als auch das Profil zum Einsatz.