Neues zum Transfer von PS-Explore-Arbeitsblättern nach MS-Excel

Überblick

Die bisherige Excel-Schnittstelle wurde erheblich erweitert und stellt nun sehr komfortable und praktische neue Optionen zur Verfügung.

Als Besonderheit wurde eine spezielle Anpassungsmöglichkeit geschaffen, die es erlaubt die Schnittstelle auf wiederkehrende Aufgaben hin zu konditionieren.

Als ein Anwendungsbeispiel hierzu wird nachfolgend die Einstellung und der automatische Transfer von Bodenrichtwertdaten nach Excel und der Prüf- und Übergaberoutine des Oberen Gutachterausschusses (OGA) in NRW beschrieben. Die OGA-Excelroutine hat die Aufgabe, die Bodenrichtwertdaten der einzelnen Gutachterausschüsse in NRW auf Korrektheit für die Einstellung in das Bodenrichtwertsystem BORIS in NRW zu prüfen.

Natürlich ist die Excel-Transferschnittstelle in PS-Explore eine allgemeine Schnittstelle, die es auch erlaubt jedwedes andere Arbeitsblatt oder statistische Ergebnis von Anwendern anderer Anwendungsbereiche nach Excel zu transferieren.

Nach Beschreibung des Boris-Beispiels wird hier schließlich noch auf weitere Möglichkeiten des Systems eingegangen. Hierzu gehört u.a. auch die Möglichkeit über einen entsprechenden Makro-Befehl die Schnittstelle eingebettet in Anwendermakros aufzurufen.

Aktivierung der Excel-Schnittstelle

Der Aufruf der Excel-Schnittstelle erfolgt wie gewohnt per Klick auf das bekannte Excel-Ikon im oberen Bildschirmbereich des Autopiloten:

PS-Explore zeigt kurz an, wenn die Excel-Verbindung aufgebaut ist. Excel selbst bleibt zunächst im Hintergrund. Der Anwender erkennt, dass Excel aktiv ist, an der Freischaltung der zuvor inaktiven (grauen) Excel-Buttons über der Registerkarte „Arbeitsblatt“:

Im Arbeitsblatt selbst stehen hier die Daten schon bereit. Es handelt sich in diesem Fall um Bodenrichtwertdaten, die mittels eines Makros des Gutachterausschusses im Kreis Minden-Lübbecke aus dessen in PS-Explore verwalteten Bodenrichtwertdatenbank automatisiert abgerufen und so bereitgestellt werden, dass sie 1-zu1 an die OGA-Excel-Prüfroutine transferiert werden können. (Näheres zu dieser PS-Explore-Lösung hier: http://gutachterausschuss.net/2008/MindenLuebbecke.pdf)

Nach Aktivierung des Excel-Transfer-Formulars über den unten im Bild mit rotem Kreis markierten Excel-Knopf hat man den Blick auf diverseste Einstellungsmöglichkeiten für den Transfer. Beim erstmaligen Aufruf des Formulars werden allgemein sinnvolle Voreinstellungen im Formular automatisch vorgenommen.

Im linken oberen Bereich des Formulars (großes rotes Rechteck) findet man die Einstellung des zu transferierenden Bereichs des Arbeitsblattes Zeilen und Spalten). Bei Erstaufruf wird hier das gesamte Arbeitsblatt selbsttätig vom Programm ausgewählt. Man erkennt dies an der blauen Markierung des PS-Explore-Arbeitsblattes im Hintergrund. Im Formular wird neben der Möglichkeit die Spaltennummern anzugeben auch die Option offeriert via Feldnamen (von bis, also links nach rechts) auszuwählen.

Ganz wichtig für die gezielte Übertragung nach Excel ist auch die Möglichkeit die Zieladresse des linken oberen Randes für das Arbeitsblatt in Excel auswählen zu können. So etwas erwartet die OGA-Prüfroutine unseres Beispiels den Aufsatz punkt 5. Zeile und 1. Spalte, da das OGA Zielarbeitsblatt einen umfangreichen Kopfteil besitzt, der nicht überschrieben werden soll.

Die Zieladresse wird im Formular bei der Option „Startpunkt in Excel“ angegeben, wobei als erstes die Spaltenposition und als zweites die Zeilenposition anzugeben ist (kleines rotes

Markierungsrechteck):

Für den Fall der „BORIS-Übertragung“ ist die notwendige Einstellung sämtlicher Optionen bereits fest einprogrammiert. Um diese Einstellungen zu aktivieren vollführt man einen Doppelklick auf das Excel-Logo rechts oben im Formular. Als Bestätigung der BORIS-Konditionierung wird dann unmittelbar statt des Excel-Logos das BORIS-Logo des OGA angezeigt:

Die automatisch eingestellten BORIS-Optionen sind: Übertragung des gesamten Bodenrichtwertdatenblattes, keine Übertragung der Titel, Aufsatz im OGA-Excel-Arbeitsblatt in der 5. Zeile in Spalte 1 (Gemeindekennziffer), keine Speicherung der Daten als Excel-Arbeitsblatt (dies wird durch die OGA-Excel-Routine nach Prüfung durchgeführt). Als Besonderheit wird auch noch per Option eine Umwandlung der Spalte Bodenrichtwerte (BRW2007Euro) im PS-Explore-Arbeitsblatt dergestalt vorgenommen, dass die einzelnen Bodenrichtwerte, die in PS-Explore mit zwei Nachkommastellen dargestellt sind, der Nachkommanullen entledigt werden, so dass nur noch Beträge unter 10 Euro mit Cents in Excel erscheinen:

Beim erstmaligen Transfer der Bodenrichtwert- oder anderer Daten nach Excel ist natürlich noch Name und Ort des Excel-Zielformulars anzugeben. Dies geschieht durch Klick auf das Ordner-Öffnen-Symbol (roter Markierungskreis). Es erscheint dann ein Dateidialogformular mittels dessen man zu der gewünschten Excel-Datei navigiert. Hier im Beispiel „OGA_Prüfroutine.xls“. Durch Klick dort auf die OK-Schaltfläche veranlasst man den Eintrag der Routine im PS-Explore-Transferformular.

Die Übertragung der Daten nach „BORIS“

Die anzusteuernde Mappe in OGA_Prüfroutine.xls heißt „Boris“. Bei Aktivierung der BORIS-Einstellungen wurde dieser Tabellenname bereits vom Programm voreingestellt. Nun ist also nichts anderes mehr zu tun, als den PS-Explore-Excel-Transfer zu starten. Hierzu klickt man auf die Schaltfläche „nach Excel“:

Der Excel-Transfer läuft nun an und innerhalb einer kurzen Wartespanne erscheint dann das Excel-Formular „Boris“ des OGA mit den aus PS-Explore stammenden Bodenrichtwertdaten:

Der Vollständigkeit wegen kann man nun hier noch die Prüfroutine des OGA in Excel starten, was im Falle des PS-Explore-Makros des Kreises Minden-Lübbecke allerdings überflüssig wäre, da die Daten hiervon bereits PS-Explore-seitig geprüft werden.

Nutzung der Excel-Schnittstelle via Makro

Neben dem oben beschriebenen Weg über die Dialogführung von PS-Explore ist es selbstverständlich auch möglich, die Excel-Schnittstelle aus einem Makro heraus anzusteuern. Dies ist nicht zwingend und man braucht sich hiermit nur zu beschäftigen, wenn man tatsächlich makrobasierte Lösungen, etwa im Rahmen einer branchenbezogenen Gesamtlösung, anstrebt.

Um aber beim Beispiel der OGA-Prüfroutine zu bleiben, sei hier auch der für die Makrogestaltung vorgesehene Befehl kurz erläutert. Der Befehl lautet:

Arb_nach_Excel    Excel-Zielzeilennummer   Excel-Zielspaltennummer

                             ohne_Titel|mit_Titel          schnibena|-

                            „Laufwerk:\Pfad\dateiname.xls“   „Excel-Tabellenname“

Excel-Zielzeilennummer und –Zielspaltennummer geben den linken oberen  Aufsatzpunkt für die PS-Explore-Daten in Excel an. Im Standardfall gibt man einfach nur 1 1 an. Die darauf folgende Titeloption steuert, ob die Feldnamen aus PS-Explore übernommen werden sollen oder nicht.

Die Option „schnibena“ steht für „Schneide nicht bedeutsame Nachkommastellen ab!“

Sollen die Nachkommastellen unverändert übernommen werden, dann gibt man statt schnibena einfach nur „-„ an.

Schließlich ist dann noch die Lage und der Name der Exceldatei (Mappe + ggf. Excel-Makro), in welche die Daten überführt werden sollen anzugeben. Nicht zu vergessen letztlich der Name der Excel-Tabelle unter der die Daten in Excel eingestellt werden sollen.

Im Fall unseres BORIS-Beispiels sieht das dann alles so aus:

Natürlich müssen Mappe und Tabelle, die im arb_nach_excel-Befehl angegeben werden nicht existieren. Sind diese nicht vorhanden, so werden sie selbsttätig erzeugt. Über den zuvor abgesetzten Befehl warnung aus|ein  kann man eine etwaige Warnmeldung, die über das Anlegen einer neuen Datei informiert, unterdrücken.

Weitere Optionen im Transfer-Dialog

Noch einmal zurück zur Dialogschnittstelle. Will man hier Daten in eine neue Mappe transferieren, so gibt man den gewünschten Namen (muss nicht .xls besitzen) bei Excel-Mappe ein. Verlässt man das Eingabefeld, weist PS-Explore, sofern kein Pfad angegeben wurde darauf hin, dass die Excel-Datei im Standardpfad von Windows für eigene Dateien abgelegt würde. Man kann hier mit „ja“ bestätigen oder mit „nein“ die Auswahl eines Alternativpfades veranlassen. Ggf. kann man auch abbrechen:

Antwortet man mit „nein“. So wird ein Dialog zur Auswahl des Zielpfades geöffnet:

Sind alle Angaben wunschgemäß gemacht worden, dann startet man den Transfer mit Klick auf die Schaltfläche „nach Excel“:

Zu erwähnen bleibt noch, dass die einmal im Transferdialog gemachten angaben über benutzte Mappen sitzungsübergreifend gespeichert werden. Dasgleiche gilt für die Angaben zu den Tabellen:

Ebenfalls gemerkt werden die anderen zuletzt gewählten Optionen des Transferdialogs. Somit kann man nach Verlassen von PS-Explore jederzeit wieder auf dem ursprünglichen Stand aufsetzen. Will man komplett neue Einstellungen vornehmen, kann bequemer sein, mittels des Knopfes „Standardeinstellungen wiederherstellen“ diese wieder zu aktivieren. Gespeichert werden Einstellungen nur, wenn der Transfer tatsächlich gestartet wurde. Verlässt man den Dialog mittels Abbruch, so bleibt der vorherige Stand erhalten. Will man die Neueinstellungen übernehmen, so steht hierfür der rote Knopf unten links im Formular zur Verfügung: